Situacija iz svakodnevnice internet prodavnice

Mušterija naozve operatera i recimo interesuje se za zeleni bicikl, veličine rama 20″ godište 2011. Operater tada upisuje podatke mušterije i pitanje, a zatim to prenosi osobi koja je zadužena za komunikaciju sa fabrikom ili veleprodajom. Komercijalista dobija podatke i javlja ih teleoperateru kako bi on nazvao mušteriju i saopštio joj da je takav bicikl dostupan.

U firmi nam je trebalo brzo i jednostavno rešenje task liste koja bi povezivala tele operatera sa administratorom porudžbina na internet prodavnici. Posedujemo programere koji bi ovako nešto brzo napravili, i na netu ima stotine gotovih rešenja. Međutim Google spreadsheet je baš bio otovoren kod mene u to vreme i odmah sam se setio da od nedavno postoji uslovljeno formatiranje (Conditional formatting), kolaboracija između dokumenata je već radila, a svi su imali i svoj Google nalog. Odmah sam otvorio novi tabelarni dokument i šerovao sa osobama koje trebaju da ga vide.

Lokalno smo ovu task listu prozvali Semafor zbog svojih statusa: crveno (prvo stanje, koje čeka rešenje), žuto (stanje je rešeno, sledeći korak je javljanje mušteriji ili preduzimanje neke druge akcije), zeleno stanje (mušterija je obaveštena, ili je problem u potpunosti rešen).

Da bi se sve odvijalo brže lista je podeljena u kolone: | Prodavnica i broj porudžbine | Opis situacije (pitanje, problem, informacija, reklamacija) | Rezultat (recimo odgovor administratora, tele operateru | Status (crveno, zeleno, žuto) | Eventualna napomena i dodatne informacije |

Kako to izgleda uživo

Spomenuo sam malopre Conditional formatting a sada ću objasniti i kako ga mi koristimo u semaforu. Bilo bi naporno i glupo da kada želimo da učinimo status recimo žutim idemo gore u opcije i biramo žuti kvadratić kako bi obojili ćeliju. Tu na scenu stupa uslovljeno formatiranje, gde su zadata sledeća pravila: ako je u polju upisan broj 1 neka polje postane “crveno“, ako je upisan broj 2 polje postaje “žuto“, ako je 3, postaje “zeleno“. Ova pravila smo zadali ispod kvadratića sa bojama u “Conditional formatting”. U prevodu, na osnovu upisanog teksta ili broja možemo odrediti koje boje da nam bude tekst i pozadina ćelije. Upotreba ovoga je neograničena, može se koristiti za razne situacije.

Dodatna uputstva za korišćenje

Dobro je zamrznuti prvi ROW da bi se uvek videli naslovi kolona kada se nakupe taskovi. To se radi tako što se klikne na prvi row, skroz levo, na 1, zatim se odabere opcija View > Freez rows > Freez 1 row.

Kada je neki task u potpunosti rešen, više nam ne treba pa je tada potrebno kliknuti takođe skroz levo na broj ROW-a kojeg želimo obrisati pa delete ROW (red).

Prednosti

• Nema instalacije
• Besplatno je
• Potreban samo Google nalog
• Više ljudi na jednom dokumentu
• Pristup sa računara, telefona ili tableta, mogućnost offline rada
• Odlično za brze i dnevne taskove, pitanja, reklamacije i sl.

Mane

• Nekada se mora uraditi refresh kako bi se videli novi unosi, usled sporije internet konekcije ili gubitka veze
• Nema arhive unosa, mada se može ručno uraditi dnevni backup ako je potrebno u novi Sheet

Ako sam nešto izostavio oko podešavanja samog dokumenta pišite u komentare pa ću odgovoriti.

0